¿Qué lista de precios debe usar tu IA para cotizar?

Imagina que tienes un Excel con los precios, un catálogo en PDF y una oferta que el vendedor mandó por WhatsApp. Los tres dicen cosas distintas. ¿Cuál debe usar la IA?

No le pediría que escoja el documento que le parezca más confiable. Antes de automatizar una cotización, hay que decidir cuál manda y qué pasa cuando falta información.

Soy Laura Calle, de ia con lala. Con mi equipo trabajo en automatización para empresas, incluidos CRM y cotizadores a la medida. Mi recomendación es empezar por esta pregunta, no por el modelo de IA: ¿de dónde sale el precio que tu empresa está dispuesta a respetar?

Un archivo nuevo no siempre es un precio aprobado

La fecha de modificación no basta. Alguien puede haber corregido una tilde en un catálogo viejo o haber guardado una oferta especial que solo aplicaba a un cliente.

Define una fuente autorizada: la tabla o el sistema que contiene los precios aprobados. No tiene que ser un programa nuevo. Puede ser la herramienta que ya usas, siempre que quede claro quién la actualiza y quién autoriza los cambios.

Para cada producto o servicio, conviene poder identificar la referencia, moneda, unidad de venta, vigencia y tratamiento de impuestos. Si manejas precios por sede, cantidades o tipo de cliente, esas condiciones también deben estar explícitas. Un valor sin contexto no alcanza para cotizar.

Separa el precio de la excepción

Ejemplo hipotético: una distribuidora vende por unidad y por caja. Un comprador comparte una cotización anterior con descuento y pregunta si puede pedir lo mismo.

La IA no debería asumir que el descuento sigue vigente, ni confundir el precio de la caja con el de una unidad. El sistema necesita comprobar la presentación, consultar el precio autorizado y revisar si existe una excepción aprobada para ese cliente.

Si no encuentra esa autorización, puede preparar el borrador y señalar la duda. No debería convertir un mensaje antiguo en una política comercial nueva.

La IA puede ayudar a entender la solicitud y redactar la respuesta. Para calcular cantidades, impuestos y totales, pide que el sistema use reglas definidas y operaciones comprobables, no una respuesta generada libremente.

¿Y si cambias la lista después de cotizar?

No conviene borrar la historia de lo que ofreciste. Pide que cada cotización conserve los precios usados, su vigencia y la referencia de la lista consultada. Así puedes distinguir una propuesta anterior de una cotización nueva.

También hay que acordar qué ocurre con las propuestas abiertas cuando actualizas precios: cuáles se respetan, cuáles requieren revisión y quién decide. Esa es una regla de tu negocio, no algo que deba improvisar el asistente.

Qué debe pasar si no puede consultar el precio

Una conexión puede fallar. En ese caso, define una salida concreta: dejar el documento pendiente, avisar al responsable y explicar al cliente que falta confirmar el valor, sin prometer un plazo que nadie autorizó.

Si quieres permitir el uso de una copia guardada, acuerda antes qué antigüedad aceptas y para cuáles productos. Una copia vieja no se vuelve vigente porque sea la única disponible.

Cómo probarlo antes de enviar cotizaciones reales

Haz una prueba con un producto cuyo precio y condiciones conozcas. Pide una cotización normal, otra con un descuento vencido y otra cuando la fuente de precios no esté disponible. Usa datos de prueba, sin enviar mensajes ni documentos a clientes.

Compara el resultado con lo aprobado por tu equipo: en el primer caso, cantidades y totales deben coincidir; en el segundo, el descuento no debe aplicarse sin autorización; en el tercero, la cotización debe quedar pendiente según la regla acordada. Revisa también qué precio quedó guardado y quién recibió el aviso. Una respuesta bien escrita no basta para dar la prueba por aprobada.

El mensaje para tu proveedor

"Antes de conectar la IA a las cotizaciones, definamos la fuente oficial de precios y quién puede actualizarla. Necesito que el sistema distinga unidades, moneda, impuestos, vigencias y descuentos autorizados. Cada cotización debe conservar la versión que usó. Si falta un dato o la fuente no responde, quiero que quede pendiente de revisión, no que el sistema complete el precio por su cuenta."

No necesitas cambiar todo para empezar

Puedes contratar la tecnología sin delegarle la decisión de cuánto cobras y a quién le autorizas un descuento. Deja esas reglas escritas antes de conectar el cotizador, y comprueba con ejemplos que el sistema las respeta.

En ia con lala trabajamos con alcance escrito y una primera versión enfocada en el problema de la empresa. Si tu CRM ya funciona, revisaría cómo conectarlo antes de recomendar otro. Puedes ampliar en mi guía sobre CRM con IA a la medida: cómo montar un CRM con IA a la medida

El servicio de automatización está aquí: automatización a la medida con IA

Si quieres revisar tu caso, escríbeme y cuéntame dónde mantienes tus precios y qué excepciones usan tus vendedores: Escríbeme por WhatsApp

Qué cubre esta guía

Estas son recomendaciones para definir y probar un cotizador, no funciones incluidas automáticamente en cualquier herramienta ni una promesa de que nunca habrá errores. En ia con lala, las conexiones y reglas que se implementen deben quedar en el alcance escrito. La oferta de servicios y la guía de CRM enlazadas aquí se revisaron el 29 de octubre de 2026. El ejemplo de la distribuidora es hipotético.